Für Sie gelesen

Sehr geehrte Ärzte,
hier ist der vollständige Text für Sie:

DocSecur® Nachrichten - APOTHEKE:

APOTHEKE | Medienspiegel & Presse |

Mehrkosten bei Engpässen, Retaxrisiken für Apotheken, Versicherungsschutz gegen Abrechnungsverluste

Wenn aufzahlungsfreie Präparate fehlen, treffen rechtliche Vorgaben, Retaxpraxis und wirtschaftliche Verantwortung aufeinander und machen transparente Prozesse sowie passenden Versicherungsschutz für Apothekenbetriebe erforderlich.

Stand: Mittwoch, 12. November 2025, um 18:38 Uhr

Apotheken-News: Bericht von heute

Lieferengpässe sind längst kein Ausnahmezustand mehr, sondern ein wiederkehrender Stresstest für Betriebe, die zwischen Rabattverträgen, Rahmenvertrag und den Erwartungen der Versicherten vermitteln müssen. Fehlt ein aufzahlungsfreies Arzneimittel und es bleibt nur ein teureres Präparat, entscheidet sich an wenigen Schritten, wer die Mehrkosten trägt und ob die Abgabe später zur Retaxfalle wird. Juristisch treffen Vorgaben zur Nichtverfügbarkeit, Festbetragsregeln und die Auslegung des Rahmenvertrags zusammen, praktisch geht es um sauber dokumentierte Bezugsversuche, korrekt gesetzte Sonderkennzeichen und nachvollziehbare Entscheidungen im Team. Parallel wächst das finanzielle Risiko, wenn mehrere Mehrkostenfälle im Monat zusammenkommen oder eine Prüfung durch Kassen und Rechenzentren Rückforderungen im vierstelligen Bereich auslöst. Vor diesem Hintergrund rückt die Frage in den Mittelpunkt, welche Strukturen den Alltag entlasten, wie weit interne Standards Retaxrisiken begrenzen können und ab welcher Größenordnung eine spezialisierte Retax-Versicherung sinnvoll wird, um existenzbedrohende Ausreißer abzufedern und Planungssicherheit zu stärken.

Lieferengpässe gehören inzwischen zum Alltag, und sie treffen Betriebe an einer besonders sensiblen Stelle: an der Schnittstelle zwischen ärztlicher Verordnung, rechtlichem Rahmen und wirtschaftlichem Risiko. Wenn ein aufzahlungsfreies Arzneimittel nicht lieferbar ist und nur ein teureres Präparat beschafft werden kann, steht sofort die Frage im Raum, ob die Mehrkosten von der gesetzlichen Krankenversicherung, von der Patientin oder vom Betrieb getragen werden. Dahinter steckt kein Detailproblem, sondern ein Konflikt im Wert von leicht einigen hundert Euro pro Woche, wenn sich Fälle häufen und jede einzelne Verordnung im Bereich von fünf bis zwanzig Euro Mehrkosten liegt. Zugleich hat sich die Retaxpraxis der Kassen in den vergangenen Jahren spürbar verschärft, sodass aus einem scheinbar pragmatischen Schritt schnell ein Rückforderungsbescheid über mehrere tausend Euro entstehen kann, oft mit Verweis auf § 129 SGB V und den Rahmenvertrag über die Arzneimittelversorgung. Für viele Inhaberinnen und Inhaber stellt sich damit täglich die stille Kernfrage, wie viel Risiko in einer einzelnen Abgabe mitschwingt und ab welcher Größenordnung eine zusätzliche Absicherung sinnvoll wird.

Rechtlich ist zunächst zu unterscheiden, ob es um eine gesetzliche Zuzahlung, um eine Differenz oberhalb eines Festbetrags oder um echte Mehrkosten wegen Nichtverfügbarkeit geht. Die Zuzahlung nach § 61 SGB V ist gesetzlich geregelt und bleibt immer bei der versicherten Person; sie kann weder erlassen noch von der Apotheke übernommen werden, ohne in den Verdacht der unzulässigen Zuwendungen zu geraten. Festbetragsdifferenzen entstehen, wenn die verordnete oder abgegebene Packung über dem von den Kassen anerkannten Erstattungsbetrag liegt; auch diese Differenz trägt grundsätzlich die Patientin, solange das erstattungsfähige Präparat theoretisch zur Verfügung steht. Erst wenn nachweislich kein erstattungsfähiges oder rabattiertes Arzneimittel lieferbar ist und die Austauschregeln im Sinne des Rahmenvertrags ausgeschöpft wurden, kommt eine Konstellation in Betracht, in der die Kasse die höheren Kosten akzeptiert – oder später per Retaxation wieder kassiert, wenn die Unterlagen lückenhaft sind. Die Grenze verläuft nicht an der Theke, sondern in der Dokumentation und in der sauberen Anwendung der Ausnahmetatbestände, weshalb jeder dieser Fälle wie ein kleiner Prüfstein für die gesamte Organisation wirkt. Wer sich hier auf vage Erinnerungen oder unausgesprochene Gewohnheiten verlässt, riskiert, dass im Streitfall die Sicht der Kasse dominiert, weil nur deren Aktenlage noch belastbar nachweisbar ist.

Im Hintergrund wirkt der Rahmenvertrag nach § 129 Absatz 2 SGB V, der in seinen Paragrafen unter anderem regelt, wann von Rabattverträgen abgewichen werden darf und wie die Nichtverfügbarkeit nachzuweisen ist. Der Begriff der Nichtverfügbarkeit ist enger, als es der Alltag vermuten lässt: Eine einmalige Aussage eines Großhändlers nach dem Motto „heute nicht lieferbar“ reicht häufig nicht aus, wenn nicht dokumentiert ist, dass alle im Vertrag genannten Bezugswege geprüft wurden. Viele Kassen und ihr Rechenzentrum erwarten mindestens zwei vergebliche Bezugsversuche, oft bei unterschiedlichen Großhandlungen, mit Datum, Uhrzeit und namentlicher Ansprechperson, und teilweise zusätzlich die Abfrage beim Hersteller, wenn dieser in den Lieferprozess eingebunden ist. Hinzu kommen Besonderheiten wie Teilbelieferungen, kurzfristige Nachlieferbarkeit und der Unterschied zwischen „derzeit nicht an Lager“ und einem echten Lieferabriss, der sich über mehrere Tage oder Wochen erstreckt. Je nachdem, wie genau das in der Warenwirtschaft oder auf einem Vermerk zur Verordnung festgehalten ist, kann eine Prüfung Monate später zu der Einschätzung kommen, die Mehrkosten seien vermeidbar gewesen und würden deshalb nicht übernommen. Dass viele dieser Prüfungen mit zeitlichem Abstand von sechs bis zwölf Monaten erfolgen, erhöht das Risiko, weil Erinnerung und spontane Rekonstruktion des Einzelfalls dann kaum noch belastbar sind.

Die Praxisfälle zeigen, dass Retaxationen bei Mehrkosten selten auf spektakulären Fehlentscheidungen beruhen, sondern auf kleinen Bruchstellen im Ablauf. Ein typisches Muster besteht darin, dass ein Betrieb auf ein mehrkostenpflichtiges Präparat ausweicht, weil die rabattierte Alternative bei der angestammten Großhandlung nicht verfügbar ist, aber der zweite Großhändler an diesem Tag nicht kontaktiert oder nicht dokumentiert wird. In einem anderen Szenario stimmt zwar die Auswahl eines wirkstoffgleichen Arzneimittels, doch es fehlt der korrekte Sonderkennzeichen-Code oder ein ergänzender Vermerk des Arztes zur medizinischen Notwendigkeit, etwa bei Unverträglichkeiten oder besonderen Darreichungsformen. Schon Beträge von zehn bis fünfzehn Euro pro Abgabe können sich bei zwanzig Fällen im Quartal zu zusätzlichen Kosten von dreihundert bis fünfhundert Euro aufsummieren, die bei einer vollständigen Retaxation vollständig beim Betrieb hängen bleiben. Hinzu kommt der Zeitaufwand, wenn Widersprüche vorbereitet, Stellungnahmen der Ärztinnen eingeholt und Rückfragen der Kasse beantwortet werden müssen, oft Wochen nach dem ursprünglichen Vorgang. Nicht selten binden solche Verfahren mehrere Stunden Leitungszeit, die an anderer Stelle für Personalführung, Qualitätsmanagement oder die Weiterentwicklung des Angebots fehlen.

Für Inhaberinnen und Inhaber stellt sich deshalb nicht nur die juristische, sondern auch die organisatorische Frage, wie der Alltag so strukturiert werden kann, dass Mehrkostenfälle kontrolliert und nachvollziehbar gehandhabt werden. Ein Baustein ist eine klare interne Linie: Wer entscheidet in der Hektik eines Lieferengpasses über den Wechsel auf ein aufzahlungspflichtiges Präparat, welche Alternativen müssen zuvor geprüft werden und in welcher Form wird der Vorgang dokumentiert. Viele Betriebe arbeiten heute mit einfachen, aber wirksamen Hilfsmitteln wie vordefinierten Textbausteinen in der Warenwirtschaft, standardisierten Notizzetteln mit Datum, Uhrzeit und Kürzel der handelnden Person oder einer kurzen digitalen Checkliste, die abgearbeitet wird, bevor das Mehrkostenrezept taxiert wird. Wenn dann noch fest verabredet ist, dass bestimmte Konstellationen – etwa Mehrkosten über zwanzig Euro je Verordnung oder unsichere Austauschfälle – immer eine zweite Meinung im Team erfordern, sinkt das Risiko deutlich. Organisatorische Klarheit kostet anfangs einige Minuten, spart aber später Stunden in der Auseinandersetzung mit Rechenzentren und Kassen und kann darüber entscheiden, ob eine Prüfung mit mehreren hundert Rezepten zu einer Retaxwelle führt oder im Rahmen einer kurzen Rückfrage bleibt. Langfristig entsteht so eine Routine, in der auch neue Mitarbeitende innerhalb weniger Wochen sicher mit Mehrkostenfällen umgehen können, ohne jedes Mal die Leitung zu belasten.

Auch aus wirtschaftlicher Sicht lohnt sich eine nüchterne Betrachtung. Die Spanne zwischen dem rechnerischen Rohertrag und dem haushaltswirksamen Ergebnis wird in Engpasszeiten schnell enger, wenn Mehrkosten mitgetragen oder komplett selbst geschluckt werden, um Konflikte an der Kasse zu vermeiden. Ein einfaches Rechenbeispiel verdeutlicht das: Übernimmt ein Betrieb im Schnitt fünfmal im Monat Mehrbeträge von jeweils zehn Euro, weil er Patientinnen entlasten möchte oder einen Lieferengpass pragmatisch überbrückt, summiert sich das auf sechshundert Euro im Jahr. Kommt es zusätzlich zu einer größeren Retaxation, bei der wegen Formfehlern mehrere Rezepte mit einem Gesamtvolumen von zweitausend bis dreitausend Euro zurückgewiesen werden, ist ein Teil des Jahresgewinns aufgezehrt, ohne dass dafür ein bewusstes unternehmerisches Risiko eingegangen wurde. In Zeiten, in denen viele Betriebe nur noch fünfstellige Vorsteuergewinne erzielen, können solche Ereignisse darüber entscheiden, ob sich Investitionen verzögern oder Personalkosten knapp kalkuliert werden müssen. Wer zusätzlich die steigenden Fixkosten für Personal, Energie und Technik berücksichtigt, erkennt, dass schon scheinbar kleine Mehrkosten-Entscheidungen einen messbaren Einfluss auf die Jahresbilanz haben können.

An dieser Stelle setzt das Thema Retax-Versicherung an. Solche Policen sind keine Einladung zur Nachlässigkeit, sondern als Schutz gegen existenzbedrohende Ausreißer gedacht, wenn trotz ordentlicher Prozesse ein größerer Schadensfall eintritt. Übliche Produkte sehen vertragliche Höchstleistungen je Schadensereignis und pro Jahr vor, etwa im niedrigen bis mittleren fünfstelligen Eurobereich, und knüpfen die Regulierung daran, dass keine vorsätzlichen Verstöße gegen Abrechnungsregeln vorliegen. Für Betriebe, die in den vergangenen Jahren Retaxbescheide im vier- oder fünfstelligen Bereich erlebt haben oder deren Rezeptanteil bei hochpreisigen Arzneimitteln liegt, kann eine solche Absicherung sinnvoll sein. Sie schützt nicht vor jeder Rückforderung, aber sie kann verhindern, dass eine einzige Prüfung mit einem Volumen von zum Beispiel fünfzig Verordnungen das Eigenkapital so belastet, dass Kreditlinien neu verhandelt werden müssen oder geplante Investitionen in Technik, Klimatisierung oder Sicherheitstechnik verschoben werden. Entscheidend ist, dass die Bedingungen der Police zu den realen Risiken passen, etwa im Hinblick auf Selbstbehalte, Wartezeiten und den Umgang mit grober Fahrlässigkeit.

Gleichzeitig bleibt der beste Schutz gegen Retaxationen immer noch in der Struktur des eigenen Alltags verankert. Eine Retax-Versicherung ersetzt keine Schulung des Teams, keine klare Dienstanweisung und keine regelmäßige Auswertung der Retaxgründe, etwa einmal pro Quartal. Wer die Ursachen wiederkehrender Beanstandungen analysiert, findet häufig Muster wie falsch gesetzte Sonderkennzeichen, unvollständig dokumentierte Nichtverfügbarkeiten oder Missverständnisse bei der Auslegung von Festbetrags- und Rabattregeln. Schon kleine Anpassungen, etwa eine Kurzanleitung neben dem Arbeitsplatz, eine halbstündige Auffrischungsschulung oder ein Vier-Augen-Prinzip bei Verordnungen mit hohem Volumen, können die Zahl der kritischen Fälle messbar senken. In der Kombination aus guter Organisation und einer auf den Betrieb zugeschnittenen Retax-Deckung entsteht ein Schutzdach, das den finanziellen Schaden begrenzt und zugleich die Fehlerquote im Alltag reduziert. Wer diesen Doppelansatz konsequent verfolgt, erlebt Retaxbescheide nicht mehr als unkalkulierbare Bedrohung, sondern als Anlass zur Feinjustierung eines insgesamt tragfähigen Systems.

Für Apothekenbetreiberinnen und -betreiber liegt die Kunst darin, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kundenorientierung, rechtlicher Compliance und betriebswirtschaftlicher Vernunft zu finden. Es wäre kurzsichtig, jede Mehrkostenübernahme kategorisch abzulehnen und Patientinnen in Engpasssituationen allein zu lassen, ebenso wie es riskant wäre, Belastungen im zwei- oder dreistelligen Eurobereich pro Monat stillschweigend selbst zu tragen, ohne das Gesamtrisiko im Blick zu behalten. Eine transparente Kommunikation gegenüber den Versicherten, die Einbindung der verordnenden Ärztinnen und Ärzte und eine klare Linie gegenüber den Kassen, gestützt auf den Rahmenvertrag und aktuelle Rundschreiben, helfen, Konflikte zu entschärfen. Wo trotz aller Sorgfalt Retaxationen im vier- oder fünfstelligen Bereich drohen, kann eine spezialisierte Retax-Versicherung den entscheidenden Unterschied machen, weil sie den einmaligen Schlag abfedert und Zeit verschafft, die eigenen Prozesse anzupassen, bevor der nächste Engpass die gleichen Schwachstellen erneut offenlegt. Unter diesen Bedingungen wird aus der abstrakten Frage „Wer zahlt die Mehrkosten?“ eine gestaltbare Aufgabe, bei der klare Prozesse, transparente Kommunikation und ein passender Versicherungsschutz gemeinsam dafür sorgen, dass die Versorgung gesichert bleibt und das wirtschaftliche Risiko beherrschbar bleibt. So entsteht ein Sicherheitsniveau, das weder auf blinde Risikobereitschaft noch auf starre Verweigerung setzt, sondern auf nachvollziehbare Entscheidungen, die gegenüber Versicherten, Kassen und Mitarbeitenden begründet werden können.

Wenn auf einmal kein erstattungsfähiges Präparat mehr verfügbar ist, wird aus einem scheinbar technischen Vorgang eine Belastungsprobe für Abläufe, Dokumentation und wirtschaftliches Risiko. Die Entscheidung für ein mehrkostenpflichtiges Arzneimittel steht dann nie für sich allein, sondern wirkt nach: in der Abrechnung, in möglichen Rückfragen der Kassen und in der Jahresbilanz. Wer hier klare Linien, feste Zuständigkeiten und nachvollziehbare Nachweise etabliert, verschiebt den Schwerpunkt von spontanen Einzelfalllösungen hin zu strukturierten Entscheidungen. Dadurch wird sichtbar, welche Mehrkosten unvermeidbar sind, wo Retaxgefahr entsteht und welchen ergänzenden Beitrag eine gezielt gewählte Retax-Versicherung leisten kann.

Dies ist kein Schluss, der gelesen werden will – sondern eine Wirkung, die bleibt. Dort, wo Mehrkostenfälle als wiederkehrende Risikosituation verstanden und nicht als bloße Ausnahmen behandelt werden, entsteht Raum für belastbare Entscheidungen. Transparente Dokumentation, einheitliche Vorgehensweisen und das bewusste Abwägen zwischen Kundenorientierung, rechtlicher Sicherheit und wirtschaftlicher Tragfähigkeit begrenzen nicht nur das Retaxrisiko, sondern schärfen den Blick für die eigentlichen Schwachstellen im System. Eine passende Retax-Versicherung ersetzt diese Arbeit nicht, sie setzt genau da an, wo trotz Sorgfalt einzelne Prüfungen zu finanziellen Ausreißern werden könnten. So verbindet sich organisatorische Prävention mit gezieltem Versicherungsschutz zu einem Gesamtschutz, der Engpasssituationen beherrschbar macht und Betriebe davor bewahrt, an wenigen strittigen Vorgängen zu scheitern.

Journalistischer Kurzhinweis: Redaktionell unabhängig und werbefrei; Entscheidungen entstehen getrennt von Vermarktung, geprüft und unbeeinflusst.

Tagesthemenüberblick: https://docsecur.de/aktuell

Zurück zur Übersicht