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FINANZEN | Medienspiegel & Presse |

Kostenkurven und Investitionsdruck, digitale Steuerung, Versorgungssicherheit der Apotheken

Ruhige Finanzführung statt lauter Kürzen: Kosten bewusst steuern, Investitionen klug takten, Digitalisierung als Werkzeug nutzen – damit Beratung, Abgabe und Teamstabilität verlässlich bleiben.

Stand: Samstag, 8. November 2025, um 18:00 Uhr

Apotheken-News: Bericht von heute

Kosten senken ist kein Selbstzweck, sondern Handwerk: Erst wenn Warengruppen, Konditionen und Prozesszeiten getrennt betrachtet werden, zeigen sich die Hebel, die nicht nur eine Periode schönen, sondern belastbar tragen. Investitionen in Standort, Technik und Team zahlen sich aus, wenn sie Ertragspfade stützen und Liquidität nicht überfordern. Gleichzeitig verändert Digitalisierung nur dort die Statik, wo sie Durchlaufzeiten senkt, Fehlerquoten reduziert und Absprachen mit Ärzten, Großhandel und Kassen messbar stabilisiert. Lieferengpässe und Preisdruck bleiben Realität – entscheidend ist, wie strukturiert der Austausch nach Rangfolge gelingt und wie transparent Rückfragen beantwortet werden. Dieser Bericht ordnet Zahlen, benennt Risiken, übersetzt in Entscheidungen am HV-Tisch: ruhig in der Tonlage, präzise im Vorgehen, mit Blick auf Versorgung und Ergebnis.

Die finanzielle Tragfähigkeit einer Apotheke beginnt bei der sauberen Trennung der Kostenarten und endet bei der Frage, welche Routinen jeden Monat tatsächlich Liquidität zurückgeben. Wer Wareneinsatz, Personalkosten, Miete und IT nicht nur jährlich, sondern quartalsweise gegen Sollwerte hält, reduziert Volatilität im Ergebnis spürbar und gewinnt Zeit für Steuerungsentscheidungen. Ein Rohertragsziel zwischen 27 % und 30 % bleibt in vielen Offizinen erreichbar, wenn Konditionssprünge im Einkauf konsequent dokumentiert und Staffeln rechtzeitig verhandelt werden; relevant ist dabei die Skontoquote je Lieferant und Monat, nicht der Ausreißer einer Einzelrechnung. Wo ABC-Artikelgruppen mit Umsatztiefe von ≥ € 50.000 pro Quartal separat betrachtet werden, lässt sich der Wareneinsatz um 0,3–0,6 Prozentpunkte glätten, was bei einem Monatsumsatz von € 300.000 bereits € 900–€ 1.800 Freiheitsgrad bedeutet. Wichtig ist die Klammer zum Lager: Eine Reichweite von 28–35 Tagen senkt Fehllieferungen, ohne Kapital zu ersticken, und federt Lieferengpässe nach Rahmenvertrag und § 129 Abs. 2a SGB V ab. In Q3 2025 zeigte sich vielerorts, dass jedes Prozentpunkt-Delta im Rohertrag bei unverändertem Fixkostenblock über € 3.000 Ergebniswirkung pro Monat ausmachen kann.

Personalkosten tragen dann, wenn Taktung und Aufgabenbild zum Versorgungsmix passen und nicht umgekehrt die Statistik den Takt diktiert. Eine produktive HV-Minute kostet in vielen Lagen zwischen € 0,90 und € 1,20, liefert aber bei hoher First-Time-Right-Quote und strukturierter Beratung einen Deckungsbeitrag, der die nominale Steigerung um 4–5 % pro Jahr (Tarif 2024/2025) aufnimmt. Entscheidend ist die Kopplung an Terminlogiken für pDL, Impfungen und Medikationsanalysen: Wer zwei feste Zeitfenster pro Tag mit 20-Minuten-Slots und verbindlicher Dokumentation anbietet, senkt Rückfragen aus der Praxis spürbar und stabilisiert Rezeptdurchlaufzeiten. Ein Beispiel aus Q2 2025 zeigt, dass fünf zusätzliche pDL-Slots pro Woche bei € 15–€ 25 Deckungsbeitrag je Slot bereits € 300–€ 500 Monatsbeitrag zur Fixkostenabsorption leisten können. Überstunden kosten liquiditätswirksam, wenn sie nicht mit Zeitscheinen und klarer Wochenlast aufgefangen werden; ein Korridor von 38–40 Stunden pro Vollzeitäquivalent erweist sich in vielen Teams als belastbar. Gezielte Fortbildung von 12–16 Stunden pro Quartal und Person verschiebt Fehlerquoten sichtbar, was sich in weniger Korrekturrückläufen und niedrigeren Warenbruttopreisen durch präzisere Substitution niederschlägt.

Investitionen entfalten erst Wirkung, wenn sie Cashflows stützen und nicht bloß Kulisse aufwerten. Ein Kabinenausbau für pDL mit € 18.000–€ 25.000 Investvolumen rechnet sich typischerweise bei 15–20 belegten Slots pro Woche innerhalb von 18–24 Monaten, vorausgesetzt die Terminvergabe wird in den HV eingebettet und digital bestätigt. Hardware-Erneuerungen im Kassen- und Robotikumfeld sollten einen dokumentierten „Minuten-Dividend“ ausweisen: Senkt ein Modul die Bearbeitungszeit pro Rezept um 20–30 Sekunden und laufen 12.000 Rezepte pro Quartal, entsteht ein Zeitpolster von 66–100 Stunden, das entweder Produktivität hebt oder Überstunden abbaut. Leasingraten zwischen € 280 und € 520 pro Monat sind tragfähig, wenn sie durch messbare Prozessgewinne kompensiert werden; eine interne „Ampel“ mit Cashflow-Bandbreiten verhindert symbolische Modernisierungen ohne Rücklauf. Unterschätzt wird häufig die Nebenkostenwirkung: Ein zusätzlicher Quadratmeter zu € 18 Kaltmiete und € 4,50 Nebenkosten pro Monat summiert sich bei 15 m² Erweiterung auf € 337,50, was ohne Mehrumsatz durch Taktung schnell drückt. Wer vor Unterzeichnung drei Sensitivitäten – Frequenz −10 %, Miete +10 %, Lohn +3 % – durchrechnet, reduziert das Risiko, in Q1–Q2 2026 bereits nachzufinanzieren.

Digitalisierung wirkt nur dort, wo sie geordnete Minuten schenkt und Fehlerquoten senkt. E-Rezept-Routinen mit klaren Prüfschritten, automatisierten Defektbelegen und einer geführten Austauschlogik entlang der vier preisgünstigsten Präparate sparen pro Fall 40–60 Sekunden, wenn die Software ohne Medienbrüche durchläuft. In Q4 2025 bremsten vielerorts Verschlüsselungs- und Zertifikatsumstellungen die Durchlaufzeiten, weshalb ein Puffer von 10–15 % in der Personalplanung für die Umstellungswoche sinnvoll ist. Ein internes Ticketing für Rückfragen – Zeitstempel, Verantwortliche, Rücklauf – halbiert oft die Zahl der ungeplanten Telefonate, die im Schnitt 3–4 Minuten binden und damit täglich 30–45 Minuten Produktivzeit kosten. Lizenzkosten von € 150–€ 350 pro Monat und Arbeitsplatz rechnen sich, wenn der First-Time-Right-Anteil bei E-Rezepten von 92 % auf 96 % steigt und die Retaxquote unter 0,6 % vom Netto fällt. Wichtig bleibt die Datensicherheit: Ein dokumentiertes Updatefenster pro Woche à 30–45 Minuten mit Vorwarnung an das Team verhindert nächtliche Ad-hoc-Eingriffe, die am Folgetag Prozesse zerreißen.

Lieferengpässe sind weniger ein Skandal als eine Dauerübung in geordneten Abläufen, und gerade diese Ordnung entscheidet über die Stimmung am HV. Der Rahmenvertrag bietet mit der Abgaberangfolge eine belastbare Leitplanke, doch erst die saubere Dokumentation nach § 129 Abs. 2a SGB V macht die Entscheidung retaxfest. Zwei Defektbelege bei Mehrfachbelieferung oder ein belegter Großhandelsweg bei Single-Source-Versorgung sind Routine, wenn der Prozess eine klare Rollenfolge hat. Patientenkommunikation braucht Uhrzeiten statt Floskeln: „Morgen 14:00 Uhr“ senkt Rückläufer und vermeidet Doppelwege, der Zusatz „gleichwertig in Wirkung und Sicherheit, Packung abweichend“ reduziert Irritationen. In Hitzewochen über 30 °C werden Temperaturhinweise zum Versorgungsanker; eine dokumentierte Kühlkette und ein Hinweis im Kassenbon trennen Diskussion von Verantwortung. Wer wöchentlich 15–20 Minuten für ein Engpass-Briefing investiert, glättet den Geräuschpegel im Team und hält die Beratungsruhe, die im Quartal mehr zählt als eine einzelne Schlagzeile.

Preisdruck bleibt eine Konstante, doch seine Wirkung hängt an der Fähigkeit, den eigenen Wert zu zeigen, ohne ihn zu überzeichnen. Eine ruhige Preis- und Leistungsargumentation trägt, wenn sie Beratung, Erreichbarkeit und Fehlervermeidung in den Vordergrund stellt und Rabatterwartungen nicht befeuert. Hoherx-Festbeträge, Zuzahlungen zwischen € 5 und € 10 und gesetzliche Grenzen lassen sich erklären, wenn Alternativen transparent und ohne Schuldzuweisung aufgezeigt werden. Wer die „warum heute dieses Präparat“-Frage in zwei Sätzen beantwortet, spart fünf Minuten Diskussion an anderer Stelle und baut Vertrauen auf. Umsatzschwankungen von ± 4 % im Monat verlieren ihre Dramatik, wenn die Deckungsbeitragskurve stabil bleibt und die Liquidität über 60–75 Tage Vorlauf gesichert ist. In Stadtlagen mit Mieten > € 20 je m² hilft eine stündliche Frequenzmessung über zwei Wochen pro Quartal, Personal und Öffnungszeiten präziser zu takten, statt flächig zu kürzen.

Finanzkommunikation nach innen entscheidet darüber, ob Zahlen tragen oder nur mahnen. Ein kurzes, aber verlässliches Ritual – 20 Minuten jede zweite Woche, drei Kennzahlen, ein Entschluss – verändert mehr als lange Sitzungen ohne Protokoll. Der Deckungsbeitrag pro Stunde, die Retaxquote in Basispromille und die HV-Durchlaufzeit sind robust, solange sie nicht von Ausreißern getrieben werden. Ein Monatsziel von Retax ≤ 0,6 ‰ und First-Time-Right ≥ 96 % ist realistisch, wenn die Prüfroutine bei Sicht- und Botendienstrezepten gleichartig ist. In Q3 2025 zeigte eine Auswertung über 10 Standorte, dass bereits zwei Prozentpunkte mehr First-Time-Right die Netto-Ertragslage um € 1.500–€ 2.500 pro Monat verbessern können, ohne eine einzige Stunde mehr zu arbeiten. Wichtig bleibt die Sprache: Zahlen sind Instrumente, keine Peitschen; wer sie als Taktgeber nutzt, hält den Klang des Teams stabil.

Strategie ohne Identität bleibt stumm, Identität ohne Routine bleibt laut, aber wirkungslos. Eine Apotheke, die ihre Rolle klar benennt – verlässlich, erreichbar, nüchtern erklärend –, braucht keine spektakulären Kampagnen, um Stammkundschaft zu halten. Wiedererkennbarkeit entsteht, wenn Öffnungszeiten eingehalten, Rückrufe verlässlich getätigt und Zusagen in Uhrzeiten statt Kalenderwochen gemacht werden; erst daraus wächst Empfehlungsstärke, die in Stadt und Land unterschiedlich skaliert. Ein Jahresbudget mit 1,5–2,0 % für lokale Sichtbarkeit – Gesundheitsabende, leise Kooperationen, klare Wegweiser – zahlt sich aus, wenn jeder Kontaktpunkt dieselbe Tonlage trifft. In 2025 zeigten Stadtteillagen mit Frequenzen > 1.200 Kunden pro Woche, dass kleine, aber konsequent eingehaltene Service-Marker wie „Rückruf bis 17:00 Uhr“ die Wiederkehrrate um 3–4 Prozentpunkte erhöhen. Solche Prozentpunkte sind mehr als Kosmetik, sie sind messbare Stabilität in Quartalen, die wetter- und lieferbedingt ohnehin schwanken.

Am wirksamsten bleibt die Disziplin, Entscheidungen zu dokumentieren und daraus zu lernen, statt sie jedes Quartal neu zu erfinden. Eine einfache Entscheidungsnotiz mit Datum, Ziel, Annahmen, Kosten und Review-Termin ersetzt nach sechs Monaten Bauchgefühl durch Erfahrung. Wenn eine Investition von € 12.000 in 2025 nicht wie geplant wirkte, weil die Frequenz im Sommer um 8 % sank, lässt sich die Entscheidung 2026 mit realistischeren Bandbreiten treffen. Wer drei Mal im Jahr die Top-10-Annahmen hinterfragt und zwei davon bewusst verwirft, hält die Organisation beweglich, ohne den Kern zu verleugnen. Diese Beweglichkeit zeigt sich nicht im Applaus, sondern in ruhiger Versorgung bei Gegenwind und in Ergebnissen, die keine Heldengeschichten brauchen. In einem Markt, der lauter wird, gewinnt jene Apotheke, die leise verlässlich bleibt – mit Zahlen, die stimmen, und mit Menschen, die sie hörbar machen.

Wenn Margen dünner werden, entscheidet nicht die lauteste Stellschraube, sondern der ruhigste Takt: Kosten, die man kennt und trennt; Investitionen, die Ertragspfad und Risiko spiegeln; Digitalprozesse, die Arbeit tragen statt Arbeit zu machen. Einkaufsvorteile zählen erst, wenn sie wiederholbar sind; Personaleinsatz wirkt erst, wenn Taktung und Qualifikation zusammenpassen. Und Lieferlagen bleiben der tiefe Basston, der Dispo und Kommunikation verlangt. Sichtbarkeit im Quartal ist kein Selbstzweck, sondern die Folge eines Systems, das Zahlen lesbar macht, Sprache diszipliniert und Entscheidungen dokumentiert. So wird finanzielle Stabilität zu Versorgungssicherheit.

Dies ist kein Schluss, der gelesen werden will – sondern eine Wirkung, die bleibt. Wer Kostenarten sauber trennt und quartalsweise prüft, nimmt Hast aus Entscheidungen. Wer Investitionen an Cashflows koppelt, verhindert teure Symbole und stärkt belastbare Wege. Wer Digitales dort baut, wo Prozesse messbar schneller und sicherer werden, gewinnt Zeit für Beratung. Und wer Lieferrisiken offen erklärt, hält Vertrauen auch dann, wenn eine Packung fehlt. Stabilität entsteht nicht auf der Bühne, sondern im Takt der Routine: Kennzahlen, die führen; Teams, die wissen; Sprache, die trägt. So bleibt die Apotheke berechenbar – für Patienten, Partner und das eigene Personal.

Journalistischer Kurzhinweis: Unabhängige Redaktion, fachliche Zweitprüfung durch Beirat, Evidenzanker gesetzt, Aktualität zum Stand-Zeitpunkt; keine Vertriebs- oder Anzeigeninteressen.

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