Für Sie gelesen

Sehr geehrte Ärzte,
hier ist der vollständige Text für Sie:

DocSecur® Nachrichten - APOTHEKE:

APOTHEKE | Medienspiegel & Presse |

Stromausfall beherrschen, Kühlkette schützen, Erträge sichern

Temperaturdaten verlässlich führen, Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren, Teamabläufe trainiert umsetzen, Schadenersatz sicher beantragen

Apotheken-News: Bericht von heute

Ein lokaler Blackout reicht, und aus Routine wird Risiko: Kühlgeräte stehen, Rezepturräume sind dunkel, Waagen und Kassensysteme fallen aus, Patientinnen und Patienten drängen mit dringenden Versorgungswünschen. Für Apotheken bedeutet das nicht nur Stress im Moment, sondern auch haftungsrelevante Entscheidungen über die Verwendbarkeit temperaturempfindlicher Arzneimittel und die Frage, wer einen Schaden tatsächlich ersetzt. Wer jetzt schon festlegt, wie gemessen, dokumentiert und entschieden wird, verliert im Ernstfall keine Zeit und vor allem keine Beweise. Dazu gehören belastbare Temperaturaufzeichnungen mit eigener Stromversorgung, klare Grenzwerte, definierte Kommunikationswege zu Großhandel, Praxen und Notdienst sowie sauber hinterlegte Formulierungen, wenn Ware gesperrt, geprüft oder verworfen werden muss. Ebenso wichtig: eine realistische Deckungsprüfung – von der Kühlgut- und Inhaltsversicherung bis zu Ertragsausfall und Betriebsschließung –, die Summen, Selbstbehalte und Meldefristen auf den Prüfstand stellt. Erst wenn Technik, Team und Policen zusammenspielen, wird aus einem Stromausfall ein beherrschbares Ereignis statt eines teuren Ausnahmezustands.

Der kritische Pfad beginnt immer bei der Temperaturführung, weil sich hier Arzneimittelsicherheit, Dokumentation und Ersatzansprüche treffen. Datenlogger mit eigener Batterie und akustischer Warnung bilden die Basis, ergänzt um ein zweites, unabhängiges Messsystem für alle Kühlstellen mit empfindlichen Beständen. Entscheidend ist die Intervalltiefe: Fünf-Minuten-Intervalle erlauben eine belastbare Rekonstruktion, wann die Kühlung tatsächlich oberhalb der Grenzwerte lag und wie lange. Zusätzlich braucht es eine klare Regel, wie lange bei geschlossenen Geräten die Temperatur erfahrungsgemäß im zulässigen Bereich bleibt und ab welcher Dauer eine pharmazeutische Beurteilung oder Metadatenprüfung zwingend ist. Wer diese Werte in einem übersichtlichen Blatt sichtbar neben jedem Gerät hinterlegt, verhindert Diskussionen am Telefon und reduziert Fehlentscheidungen. Jede Abweichung wird mit Datum, Uhrzeit, Dauer, Maßnahmen und Entscheidung dokumentiert – nicht nur für die interne Qualitätssicherung, sondern auch für mögliche Regulierungen.

Parallel zur Messstrategie sollte die technische Resilienz erhöht werden, weil jede Minute Stabilität Entscheidungsspielraum schafft. Eine kleine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) kann Kühlgeräte nicht stundenlang tragen, verhindert aber steile Temperaturspitzen bei kurzen Aussetzern. Für längere Ereignisse lohnt die Prüfung mobiler Notstromoptionen, etwa über Vermietung lokaler Anbieter oder Kooperationspartner im Quartier. Ebenso pragmatisch ist ein Plan für temporäre Auslagerung: Welche nahegelegenen Einrichtungen können in einer Ausnahme kurzfristig Impfstoffe oder Biologika kühl aufnehmen, und wer darf transportieren. Transportboxen mit geprüfter Kühlleistung, vorbereiteten Kühlelementen und Kontaktliste sparen hier Minuten, die über Verwendbarkeit entscheiden. Die Organisation solcher Brückenlösungen wirkt aufwendig, ist aber nach einem einzigen Vorfall unverzichtbar und lässt sich im Team trainieren.

Beim Warenbestand lohnt eine differenzierte Sicht, weil nicht jedes Risiko gleich behandelt werden muss. Hochpreisige Präparate, Impfstoffe und Rezeptursubstanzen erhalten Priorität, inklusive separater Lagerplätze mit redundanter Überwachung. Für Standardware des täglichen Bedarfs können großzügigere Umsetzungs- oder Austauschregeln definiert werden, die Versorgungsfähigkeit sichern, ohne das Gesamtrisiko zu erhöhen. In der Warenwirtschaft sollten Bestände mit besonderem Kältebedarf markiert sein, damit sie im Ereignisfall zuerst geprüft und entschieden werden. Ergänzend empfiehlt sich ein kurzes Schema zur pharmazeutischen Beurteilung: Labelzustand, tatsächliche Temperaturpunkte, Dauer oberhalb der Grenze, Stabilitätsdaten und Herstellerhinweis. Entscheidungen werden knapp, aber eindeutig festgehalten – „gesperrt bis Herstellerfreigabe“, „verworfen mit Begründung“ oder „freigegeben nach Prüfung“ –, damit nachgelagerte Fragen nicht zu Reibungsverlusten führen.

Das Team macht den Unterschied zwischen geordnetem Vorgehen und hektischem Improvisieren. Klare Rollen sind deshalb Pflicht: Wer ruft wen an, wer prüft Geräte, wer dokumentiert, wer kommuniziert am Handverkauf und wer priorisiert Botendienste. Ein laminierter Ablauf mit maximal zehn Schritten hängt an der Innenseite des Labors und an der Rückwand des Handverkaufs; er enthält keine Fachaufsätze, sondern konkrete Handgriffe mit Zeitmarken. Trainings helfen, Hemmschwellen zu senken: Vierteljährlich wird ein 20-Minuten-Szenario geübt, inklusive Ausdrucken der Temperaturkurven, Anlegen von Sperrvermerken und einer Musterkommunikation an Praxen. Wer hier realistische Rollenspiele nutzt, erlebt die typischen Stolperstellen – etwa widersprüchliche Aussagen am Telefon oder unklare Verantwortlichkeiten – im sicheren Rahmen und korrigiert sie, bevor es teuer wird. Nach jedem Training steht ein kurzes Debriefing: Was lief gut, wo hakte es, was ändern wir schriftlich.

Versorgungsfähigkeit trotz Stromausfall verlangt auch nach stimmiger Kommunikation nach außen. Eine schlichte Tischnotiz am Eingang und eine klare Ansage am Telefon reduzieren Frust und steuern Erwartungen: „Stromausfall – Kühlware in Prüfung – Abgabe nach Freigabe, dringende Dauertherapien priorisiert.“ Gegenüber Praxen wirkt eine kurze, sachliche E-Mail-Vorlage Wunder, in der drei Punkte genannt werden: betroffene Produktgruppen, voraussichtliche Prüfzeit und gewünschte Rückmeldungen für Alternativverordnungen. Patientinnen und Patienten mit chronischen Therapien erhalten, wenn nötig, eine minimale Zwischenversorgung im Rahmen der Regeln, dokumentiert und mit nächstem Schritt versehen. So entsteht Transparenz, die Vertrauen schafft, weil sie weder beschönigt noch dramatisiert. Gleichzeitig bleibt der Nachweis erhalten, dass Beratung und Abgabe gewissenhaft gesteuert wurden.

Finanziell entscheidet die Qualität der Dokumentation darüber, ob ein Schaden reguliert wird oder im Betrieb hängen bleibt. Policen unterscheiden zwischen Inhalts-, Kühlgut- und Ertragsausfallschäden; oft greifen Fristen, Selbstbehalte und Obliegenheiten, die in der Hektik leicht übersehen werden. Wer vorab klärt, welche Grenzwerte als „Schaden“ gelten, wie Nachweise auszusehen haben und welche Meldewege existieren, gewinnt Geschwindigkeit im Ernstfall. Sinnvoll ist eine Deckungsübersicht auf einer Seite: Nummer des Vertrags, Ansprechpartner, Meldefrist, erforderliche Unterlagen und Besonderheiten wie Wartezeiten oder Höchstentschädigungen. Ebenso wichtig: die realistische Wahl der Versicherungssumme, damit teure Lagerwerte nicht unterversichert sind. Eine jährliche, dokumentierte Bestands- und Summenprüfung – idealerweise vor der Grippesaison – verhindert böse Überraschungen.

Jenseits des Einzelfalls lohnt der Blick auf wiederkehrende Ursachen und die Möglichkeiten, sie zu entschärfen. Baustellen, marode Hausanschlüsse oder überlastete Netze erzeugen Muster, die sich in Betriebsdaten spiegeln: kurze Spannungseinbrüche, häufige Resets, zeitgleiche Störungen im Quartier. Ein einfaches Störregister mit Datum, Dauer und Quelle hilft, mit Vermietern, Netzbetreibern und Nachbarn Lösungen zu verhandeln – von gesicherten Leitungen bis zu besseren Sicherungskreisen. Gleichzeitig lohnt die Integration digitaler Hilfen, die Hinweise liefern, aber keine Entscheidungen ersetzen: Warnungen aufs Diensthandy, automatische Sperrvermerke in der Warenwirtschaft bei überschrittenen Grenzwerten, Vorlagen für Statusmeldungen an Praxen. So entsteht ein System, das nicht perfekt sein muss, aber zuverlässig funktioniert, weil es auf realen Abläufen basiert und kontinuierlich verbessert wird.

Am Ende zählt, dass aus einem kritischen Ereignis belastbares Wissen entsteht. Nach jedem Vorfall oder Training wird ein kurzer Review mit drei Spalten festgehalten: Was hat funktioniert, was hat gefehlt, was ändern wir bis zum nächsten Termin. Diese Disziplin schafft Routine, die in Stresssituationen trägt, weil sie im Muskelgedächtnis liegt. Sie spart Zeit im Tagesgeschäft, weil Handgriffe klar sind und keine Abstimmungen ins Leere laufen. Sie reduziert Haftungs- und Retaxrisiken, weil Entscheidungen nachvollziehbar und wiederholbar werden. Und sie stärkt die Rolle der Apotheke als verlässlicher Partner in der lokalen Versorgung, der auch unter widrigen Umständen handlungsfähig bleibt.

Dies ist kein Schluss, der gelesen werden will — sondern eine Wirkung, die bleibt: Wer Messpunkte, Rollen und Worte vor dem Ernstfall festlegt, entscheidet im Ernstfall schneller und sicherer. Wer aus jedem Vorfall drei konkrete Aenderungen ableitet, macht Risiken messbar kleiner. Und wer so Routine baut, gewinnt Zeit fuer das Wichtigste: die Versorgung seiner Patientinnen und Patienten.

Tagesthemenüberblick: https://docsecur.de/aktuell

Zurück zur Übersicht